تدير فرق المالية والحسابات سلاسل موافقاتٍ لا تتوقّف: فواتير تنتظر الاعتماد، وتفويضات صلاحية، واعتمادات مصروفات. تجمع «وثائق» هذه الموافقات في مسارٍ رقمي واحد. توقّعها إلكترونيًّا بهوية مؤكَّدة، وتوثّق كل اعتماد بسجل تدقيق زمني وشهادة إتمام. فتُغلق كل موافقة بدليلٍ كاملٍ جاهزٍ لأي مراجعة.
قبل أن يُصرف أي مبلغ، يمرّ الطلب بسلسلة موافقات: مدير الحساب، ثم رئيس القسم، فالمدير المالي. ومع كل فاتورةٍ وتفويضٍ واعتماد مصروف تتكرّر الدورة ورقيًّا؛ توقيعٌ يُنتظر على مكتبٍ غائب، ومستندٌ يُمرَّر يدًا بيد. والأخطر أن كثيرًا من هذه الاعتمادات يمضي دون سجلٍّ زمني موثّق، فيصعب عند التدقيق إثبات مَن اعتمد ومتى.
لا يُعتمد المصروف بتوقيعٍ واحد؛ فالفاتورة تمرّ على مُعِدّها، ثم مراجع الحسابات، فرئيس القسم، فالمدير المالي. كل حلقةٍ في السلسلة تعني مستندًا يُطبع ويُمرَّر ويُوقَّع يدويًّا، فتتأخّر الاعتمادات وتتكدّس على المكاتب في نهاية كل شهر.
المعتمِد قد يكون مسافرًا أو في فرعٍ آخر، والفاتورة تنتظر توقيعه على الورق. يتعطّل الدفع، ويتأخّر المورّد، وتفوت خصومات السداد المبكّر. ومع نهاية الفترة المالية تتضاعف الطلبات، فيصبح جمع التواقيع سباقًا مع الوقت لا يُحسَم دائمًا في موعده.
عند كل مراجعةٍ داخلية أو تدقيقٍ خارجي يُطلب إثبات مَن اعتمد كل مبلغٍ ومتى وبأي صلاحية. لكن التواقيع الورقية والرسائل المتفرّقة لا تكوّن سجلًّا زمنيًّا موثّقًا، فيستهلك الفريق أيامًا في تجميع الأدلة، وقد يعجز عن ربط بعض الاعتمادات بمصادرها.
نماذج جاهزة، وسير اعتمادٍ مرتّب، وتوقيعٌ بهوية مؤكَّدة، وسجل تدقيقٍ زمني، وشهادة إتمامٍ لكل اعتماد، ولوحة متابعة تربط الموافقات بأنظمتك المالية.
ابدأ من نماذج محكمة للموافقات المالية واعتمادات المصروفات ونماذج التفويض والصلاحيات. أو ارفع مستنداتك بصيغة PDF واسحب حقول التوقيع والاعتماد عليها في دقائق. تبدأ كل دورة موافقةٍ من قالبٍ موحَّد، فتتّسق الصياغة وتُلغى الأخطاء المتكرّرة في الفواتير والاعتمادات.
موافقات · اعتمادات مصروفوقّع الموافقات والفواتير والتفويضات البنكية إلكترونيًّا بتوقيعٍ مؤكَّد الهوية وفق معيار PAdES. يؤكّد كل معتمِدٍ هويته قبل أن يوقّع، فيرتبط اعتماد المبلغ بشخصٍ حقيقي بصلاحيةٍ معلومة، ويُغلق باب الإنكار حول مَن أجاز الصرف أو التفويض.
تفويض · صلاحيات بنكيةيُبنى لكل اعتمادٍ سجل تدقيق زمني يوثّق كل خطوة بطابعٍ زمني موثّق: مَن أنشأ، ومَن راجع، ومَن اعتمد، ومتى وُقِّع. وتُصدَر شهادة إتمامٍ لكل موافقة تجمع هذه الأدلة في مستندٍ واحد جاهزٍ للتقديم عند أي مراجعةٍ أو تدقيق.
سجل تدقيق · شهادة إتمامرتّب سلسلة الاعتماد كما هي في سياستك المالية: مُعِدّ، فمراجِع، فمعتمِد أول، فمعتمِد نهائي. يصل المستند لكل معتمِدٍ في دوره تلقائيًّا، ولا يُصرف مبلغٌ قبل اكتمال الحلقات كلها، فتنضبط الصلاحيات وتُحفظ حدود الاعتماد لكل مستوى.
سير الاعتمادتابع من لوحةٍ واحدة كل موافقةٍ وفاتورة: ما اعتُمِد، وما ينتظر معتمِدًا بعينه، وما تأخّر عن موعده. أرسل تذكيرًا بضغطة، واعرف أين توقّفت كل دورةٍ صرف، فلا تتكدّس الاعتمادات في نهاية الفترة ولا تفوت مواعيد السداد.
لوحة المتابعةاربط «وثائق» بأنظمتك المالية والمحاسبية عبر واجهات برمجية، فتنطلق دورة الاعتماد من نظامك مباشرة، وتعود إليه الفاتورة موقّعةً مع سجل تدقيقها وشهادة إتمامها. تبقى بياناتك متّسقة في مكانٍ واحد، دون إدخالٍ مزدوج أو مستنداتٍ متفرّقة بين الأنظمة.
تكامل الأنظمةابدأ من نموذج موافقةٍ أو اعتماد مصروفٍ جاهز، أو ارفع الفاتورة بصيغة PDF واسحب حقول التوقيع والاعتماد عليها.
أضف المعتمِدين بالترتيب الذي تفرضه سياستك المالية: مُعِدّ، فمراجِع، فمعتمِد أول، فمعتمِد نهائي، بحدود صلاحياتهم.
يستلم كل معتمِدٍ المستند في دوره، يؤكّد هويته بمستندٍ رسمي ومطابقة وجه، ثم يوقّع اعتماده عن بُعد.
مع كل توقيعٍ يُحدَّث سجل التدقيق الزمني، وعند اكتمال السلسلة تُصدَر شهادة إتمامٍ تجمع أدلة الموافقة كلها.
يُختم المستند بأرشفةٍ طويلة الأمد، ويعود موقّعًا إلى نظامك المالي، مع لوحةٍ تتابع كل دورةٍ لحظةً بلحظة.
قبل أن يعتمد أي مسؤولٍ مبلغًا، يمرّ على تحقّق هوية بمستندٍ رسمي ومطابقة وجهٍ حيّة. فيرتبط كل اعتمادٍ بشخصٍ حقيقي بصلاحيةٍ معلومة، ويُغلق باب الانتحال والإنكار في قراراتٍ مالية يُبنى عليها صرفٌ والتزام.
مع اكتمال كل موافقةٍ تُصدَر شهادة إتمامٍ رسمية تجمع أطراف الاعتماد وتواقيعهم وطوابعهم الزمنية في مستندٍ واحد. تصبح لديك وثيقةٌ جاهزة تُثبت أن الصرف مرّ بسلسلته كاملة، تقدّمها للمدقّق أو المراجع دون تجميعٍ يدوي للأدلة.
لكل موافقةٍ سجل تدقيقٍ زمني يوثّق كل حركة عليها: الإنشاء والمراجعة والاعتماد والتوقيع، بطابعٍ زمني موثّق وترتيبٍ لا يُعدَّل. عند أي مراجعةٍ داخلية أو تدقيقٍ خارجي تعرف فورًا مَن اعتمد كل مبلغٍ ومتى وبأي صلاحية. فتُثبت الامتثال بدليلٍ متماسك، بدل أيامٍ من تجميع الأوراق المتفرّقة.
يفرض سير العمل حدود الصلاحية لكل مستوى: لا يعتمد أحدٌ مبلغًا يتجاوز حدّه، ولا يُصرف قبل اكتمال السلسلة. تنتقل الفاتورة من معتمِدٍ لآخر بالترتيب الصحيح تلقائيًّا، فتنضبط الموافقات ويُحفظ الفصل بين المهام كما تقتضيه سياستك المالية.
يُوقَّع كل اعتمادٍ وفق معيار PAdES ببصمة تشفير تُدمج فيه، فأي تعديلٍ لاحق يكسرها ويظهر. ويُؤرشف المستند أرشفةً طويلة الأمد تبقى قابلة للتحقّق عند أي تدقيقٍ أو نزاعٍ بعد سنوات، دون أن تفقد الفاتورة الموقّعة حجّيتها.
نعم. تُنشئ سلسلة الاعتماد كما تفرضها سياستك المالية: مُعِدّ، فمراجِع حسابات، فرئيس قسم، فمدير مالي، مع حدّ صلاحيةٍ لكل مستوى. يصل المستند لكل معتمِدٍ في دوره تلقائيًّا، ولا يُصرف المبلغ قبل اكتمال الحلقات كلها، فتنضبط الموافقات ويُحفظ الفصل بين المهام.
يبني النظام لكل موافقةٍ سجلًّا زمنيًّا يسجّل كل خطوة بطابعٍ زمني موثّق: مَن أنشأ الطلب، ومَن راجعه، ومَن اعتمده، ولحظة كل توقيع. هذا السجل مرتّب ولا يُعدَّل، فتُثبت به عند أي مراجعةٍ مَن أجاز الصرف ومتى وبأي صلاحية، دون تجميعٍ يدوي للأدلة.
شهادة الإتمام مستندٌ رسمي يصدر عند اكتمال الموافقة، يجمع أطراف الاعتماد وتواقيعهم وطوابعهم الزمنية وبيانات التحقّق من هوياتهم في صفحةٍ واحدة. تقدّمها للمدقّق الداخلي أو المراجع الخارجي كدليلٍ مكتمل على أن الفاتورة أو التفويض مرّ بسلسلته المعتمَدة كاملة.
لا. يفتح المعتمِد رابطه المخصّص من متصفح جواله أو حاسوبه مباشرة، يؤكّد هويته ويوقّع اعتماده، دون تنصيب تطبيق أو إنشاء حساب. هذا يجعل اعتماد الفواتير والتفويضات ممكنًا حتى للمدير المسافر، ويقلّص زمن دورة الصرف من أيامٍ إلى دقائق.
نعم. تربط «وثائق» بأنظمتك المالية والمحاسبية عبر واجهاتٍ برمجية، فتنطلق دورة الاعتماد من نظامك مباشرة وتعود إليه الفاتورة موقّعةً مع سجل تدقيقها وشهادة إتمامها. تبقى بياناتك متّسقة في مصدرٍ واحد، دون إدخالٍ مزدوج أو مستنداتٍ متفرّقة تُجمَع يدويًّا بين الأنظمة.
نعم. يُوقَّع كل اعتمادٍ وفق معيار PAdES ببصمة تشفير مدمجة تكشف أي تعديلٍ لاحق، ويُربط بهوية موقّعٍ مؤكَّدة وسجل تدقيقٍ زمني. يمنحك ذلك دليلًا متماسكًا على صحّة الفاتورة أو التفويض وسلامته، يصمد أمام المراجعة الداخلية والتدقيق الخارجي على حدٍّ سواء.
أنشئ الموافقة أو الفاتورة، ورتّب سلسلة الاعتماد. ووقّعها مع فريقك بهوية مؤكَّدة، واحصل على سجل تدقيقٍ زمني وشهادة إتمامٍ لكل اعتماد. كل ذلك من مكانٍ واحد متّصلٍ بأنظمتك.